Management by Exception

La gestione per eccezione è uno stile di gestione aziendale che si concentra sull’identificazione e la gestione di casi che si discostano dalla best practice di gestione dei progetti.

L’idea alla base della gestione per eccezione è che i manager dovrebbero dedicare il loro tempo (limitato e prezioso) solo ad attività importanti, tattiche o addirittura strategiche.

Il Management by Exception è uno stile di gestione in cui i manager intervengono solo quando i loro dipendenti non rispettano determinati standard di performance o quando le cose vanno male. Se il personale si comporta come previsto, il manager non interviene. Il tempo e lo sforzo non devono essere sprecati concentrandosi sui dipendenti o su parti dell’organizzazione in cui le cose vanno bene.

Il Management by Exception viene utilizzato anche per descrivere la fornitura di informazioni al management in cui solo scostamenti significativi dai budget o dai piani vengono esaminati come base per azioni correttive. L’obiettivo è quello di ridurre la quantità di dettagli contenuti nei rapporti di gestione e nelle statistiche su cui si possono intraprendere azioni.

La gestione per eccezione applicata al business è uno stile di gestione che dà ai dipendenti la responsabilità di prendere decisioni e di realizzare il loro lavoro o i loro progetti in autonomia. Se si presenta una situazione insolita o una deviazione dallo standard che potrebbe causare difficoltà all’azienda e non può essere gestita dal dipendente al suo livello, il dipendente dovrebbe passare la decisione al livello immediatamente superiore.

In primo luogo, è necessario fissare obiettivi o norme con risultati prevedibili o stimati. Queste prestazioni vengono valutate e vengono equiparate alle prestazioni effettive. Successivamente, viene analizzata la deviazione da tali stime.

Con una deviazione insignificante o non significativa, non è necessaria alcuna azione e i manager possono concentrarsi su altri temi.

Se le prestazioni effettive si discostano in modo significativo, il livello di allarme deve essere scalata verso i manager: l’obiettivo è quello di risolvere immediatamente questa eccezione.

Ad esempio, se tutti i prodotti stanno vendendo ai volumi previsti, ad eccezione di un particolare prodotto che è sottoperformante o sovraperformante con un margine statisticamente rilevante, solo i dati relativi a quel prodotto saranno presentati ai manager per ulteriori indagini e per la scoperta della causa principale.

La gestione per eccezione ha lo scopo di ridurre il carico gestionale e di consentire ai manager di trascorrere il loro tempo in modo più efficace nelle aree in cui ciò avrà il maggiore impatto.

La differenza tra le cifre stimate e quelle effettive è definita come varianza. Per comprendere la causa della differenza, i manager devono indagare su come la varianza differisce dall’ultimo periodo e quali sono le cause del mancato raggiungimento delle cifre stimate. Gli analisti considerano due tipi di varianza: varianza avversa e varianza favorevole:

• La varianza sfavorevole esiste quando la differenza tra la cifra preventivata e quella effettiva porta ad un profitto inferiore a quello previsto;
• La varianza favorevole esiste quando la differenza tra la cifra preventivata e quella effettiva porta ad un profitto superiore a quello previsto.

Piuttosto che considerare tutte le varianze, i manager devono stabilire criteri per determinare quali varianze siano significative. Il management per eccezione si concentra principalmente su grandi scostamenti negativi, per trovare le aree di business che si discostano dagli standard prestabiliti in modo negativo.

La gestione per eccezione prevede due approcci distinti:

• Nella gestione attiva per eccezione il leader è proattivo nell’assistere i problemi e partecipa attivamente e osserva i subordinati per prevenire gli errori.
• Nella gestione passiva per eccezione il manager interviene solo quando gli standard non sono rispettati e bisogna agire, di solito dopo che è successo qualcosa piuttosto che lungo il percorso.

Vantaggi della gestione per eccezione

Il principale vantaggio della gestione per eccezione è che le problematiche vengono identificate rapidamente e i manager sono in grado di utilizzare il loro tempo e le loro energie in modo più saggio per le questioni importanti piuttosto che per quelle meno importanti. Inoltre, i manager hanno bisogno di lavorare meno sulle statistiche e la frequenza delle decisioni diventa minore, il che fa risparmiare tempo.

Oltre ad una tecnica di controllo, il Management by Exception può essere anche un approccio motivazionale.

Si inserisce bene in una filosofia organizzativa di empowerment dei dipendenti, in cui i manager delegano quante più responsabilità e attività possibile a coloro che si trovano al di sotto di loro, intervenendo solo quando è veramente necessario.

Nel Management by Exception, solo le decisioni che non possono essere prese ad un livello inferiore vengono trasmesse al livello superiore successivo.

Mentre i manager prendono meno decisioni, i dipendenti hanno più responsabilità, il che aumenta la loro motivazione.

Svantaggi della gestione per eccezione

Il verificarsi di errori nel calcolo dei budget comporta grandi differenze di scostamento e la ricerca degli errori può richiedere molto tempo. Inoltre, gli analisti finanziari incaricati delle valutazioni aumentano i costi generali di un’azienda. Se gli analisti finanziari non ottengono buoni risultati, diventa uno spreco di tempo e denaro.

Un altro svantaggio è che solo i manager hanno il potere sulle decisioni veramente importanti, il che può essere demotivante per i dipendenti ad un livello inferiore. Inoltre, ci vuole tempo per passare le questioni ai manager.

Bibliografia:

• Variable Budget Control Through Management by Exception and Dynamic Costs, , Fred V. Gardner
• Management by Exception: A Handbook with Forms, Donald P. Mackintosh